Verplichte informatie over gegevensbescherming

Als verwerkingsverantwoordelijke willen wij, TORWEGGE GmbH & Co. KG, Oldermanns Hof 6, 33719, Bielefeld, Duitsland, +49 521 93417-0, info@torwegge.de, toelichten welke gegevens we van u verwerken. Indien u vragen heeft over privacy en gegevensbescherming, kunt u via datenschutz@torwegge.de contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming.

Met deze informatie over gegevensbescherming voldoen wij als verwerkingsverantwoordelijke aan onze informatieplicht volgens art. 12-14 van de AVG.

Informatie over het verzamelen en verwerken van gegevens

In het onderstaande vindt u informatie over persoonsgegevens waarmee u als natuurlijk persoon (hierna "betrokken persoon" of "betrokkene" genoemd) geïdentificeerd wordt of kan worden. Dit zijn bijvoorbeeld

• Klantgegevens voor het uitvoeren van een overeenkomst of verlenen van een dienst, naam, adres, e-mailadres, gegevens die samenhangen met een betaling, correspondentie (bijv. e-mails of briefwisseling), gegevens met betrekking tot marketing en verkoop (bijv. om informatie over nieuwe, mogelijk interessante aanbiedingen te verstrekken per post of, na toestemming, per e-mail)
• Gegevens uit contactmomenten, waaronder naam, telefoonnummer, e-mailadres
• Gegevens over leveranciers, waaronder naam, telefoonnummer, e-mailadres
• Gegevens over medewerkers, waaronder naam, adres, bankgegevens, religie,
  personeelsnummer, bsn, loggegevens die tot stand komen bij het gebruik van IT-systemen, en overige/bijzondere categorieën van persoonsgegevens.
• Gegevens over sollicitanten, waaronder naam, e-mailadres, burgerlijke stand, religie
• Gegevens uit cameratoezicht

Klachten indienen

Indien u van mening bent dat de verwerking van de op u betrekking hebbende persoonsgegevens, strijdig is met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), heeft u het recht een klacht in te dienen bij de voor u verantwoordelijke autoriteit voor gegevensbescherming, zoals de Duitse Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, https://www.ldi.nrw.de/, of bij een andere autoriteit voor gegevensbescherming naar keuze.

Doelen van de verwerking

Gegevens van klanten/belangstellenden

Doel van de verwerking
We verwerken gegevens die voortkomen uit het onderhouden van onze zakelijke relatie met u. Deze gegevens ontvangen we direct van u. Dat gebeurt bij het aanvragen van informatie of contactopname, het plaatsen of verwerken van een order (zie het onderdeel "Informatie over het verzamelen en verwerken van gegevens").

Juridische grondslag: Het verzamelen en verwerken van de gegevens is noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst en steunt op artikel 6 lid 1 b) AVG. Het gebruik voor direct marketing steunt op art. 6 lid 1 f) AVG. We hebben een gerechtvaardigd belang bij het via direct marketing verstrekken van speciale aanbiedingen. De gegevens worden niet aan derden doorgegeven, tenzij dit wettelijk wordt vereist. Zo kunnen gegevens bijvoorbeeld in het kader van belastingwetgeving aan de belastingdienst worden doorgegeven. De gegevens worden gewist zodra ze niet meer benodigd worden voor het doel van hun verwerking, of na verloop van de wettelijk voorgeschreven bewaartermijnen. Deze bedragen bijvoorbeeld voor documentatie t.b.v. boekhouding binnen het belasting- en handelsrecht: 10 jaar; zakelijke brieven en bedrijfscorrespondentie: 6 jaar; gegevens over leveranciers, handelswijzen, hoeveelheden, aankoop, heffingen: 3 jaar.

U heeft het recht om op elk moment bezwaar te maken tegen het gebruik van uw gegevens voor direct marketing. Daarnaast beschikt u over het recht op inzage in de bij ons opgeslagen gegevens over u. In het geval van onjuiste gegevens kunt u rectificatie eisen of in het geval van ongeoorloofde gegevensopslag kunt u eisen dat de gegevens worden gewist. Ook heeft u het recht een klacht in te dienen bij een toezichthouder (zie hiervoor het onderdeel "Klachten indienen")

Duur van de gegevensopslag
Nadat de contractueel overeengekomen dienst is volbracht, worden uw persoonsgegevens opgeslagen. Voor wettelijk voorgeschreven garanties bedraagt de bewaartermijn 10 jaar, voor het vervullen van garantievoorwaarden 2 jaar, voor het uitvoeren van vervolgopdrachten (welke bij het sluiten van de overeenkomst of op een later tijdstip gewenst zijn) 6 jaar, en voor doeleinden omtrent het belastingrecht 10 jaar.

Wissen van gegevens
Uw gegevens worden uiterlijk na de hiervoor genoemde bewaartermijnen gewist.

Leveranciers

Doel van de verwerking
We verwerken gegevens die voortkomen uit het onderhouden van onze zakelijke relatie met u. Deze gegevens ontvangen we direct van u bij het plaatsen of verwerken van een order (zie het onderdeel "Informatie over het verzamelen en verwerken van gegevens").

Juridische grondslag: Het verzamelen en verwerken van de gegevens is noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst en steunt op artikel 6 lid 1 b) AVG. De gegevens worden niet aan derden doorgegeven, tenzij dit wettelijk wordt vereist. Zo kunnen gegevens bijvoorbeeld in het kader van belastingwetgeving aan de belastingdienst worden doorgegeven. De gegevens worden gewist zodra ze niet meer benodigd worden voor het doel van hun verwerking, of na verloop van de wettelijk voorgeschreven bewaartermijnen. Deze bedragen bijvoorbeeld voor documentatie t.b.v. boekhouding binnen het belasting- en handelsrecht: 10 jaar; zakelijke brieven en bedrijfscorrespondentie: 6 jaar; gegevens over leveranciers, handelswijzen, hoeveelheden, aankoop, heffingen: 3 jaar.

U heeft recht op inzage in de bij ons opgeslagen gegevens over u. In het geval van onjuiste gegevens kunt u rectificatie eisen of in het geval van ongeoorloofde gegevensopslag kunt u eisen dat de gegevens worden gewist. Ook heeft u het recht een klacht in te dienen bij een toezichthouder (zie hiervoor het onderdeel "Klachten indienen")

Gegevens van medewerkers

Zie apart document dat onder personeel dient te worden verspreid.

Nieuwsbrief (momenteel niet van toepassing)

Doel van de verwerking
Op onze website bieden we een nieuwsbrief aan. Als u deze wilt ontvangen, hebben we uw e-mailadres nodig. Het aanmelden voor de nieuwsbrief verloopt via double-opt-in. Dat wil zeggen dat u na aanmelding een e-mail ontvangt waarmee u de aanmelding moet bevestigen. Op deze manier sluiten we uit dat een onbevoegd persoon zich met uw e-mailadres aanmeldt. Uw aanmelding voor de nieuwsbrief wordt geregistreerd. Daarbij slaan we het tijdstip van aanmelding en bevestiging en uw IP-adres op. Met behulp van deze registratie kan de aanmelding conform de juridische vereisten worden bewezen.

Uw toestemming voor het opslaan van het e-mailadres (en optioneel voornaam en achternaam t.b.v. persoonlijke briefaanhef) alsook het gebruik hiervan voor het versturen van de nieuwsbrief met de daaraan gekoppelde prestatiemeting, kunt u op elk gewenst moment intrekken. Aan het einde van elke nieuwsbrief staat een link vermeld, waarmee u uw aanmelding kunt opzeggen. Om ervoor te zorgen dat we de eerder gegeven toestemming voor een afgemeld e-mailadres kunnen bewijzen, kan deze voor een periode tot 2 jaar worden opgeslagen voordat we het adres wissen.

Juridische grondslag voor het versturen van de nieuwsbrief en de daaraan gekoppelde prestatiemeting: Dit wordt uitgevoerd op basis van toestemming van de ontvanger volgens art. 6 I (a) AVG, art. 7 AVG, in combinatie met § 7 lid 2 nr. 3 van de UWG (Duitse wet inzake oneerlijke concurrentie) resp. op basis van de wettelijke toestemming conform § 7 lid 3 van de UWG. Eveneens art. 6 1 (f): Ons gerechtvaardigde belang bij de prestatiemeting, is dat kennis over de leesgewoonten van onze gebruikers ons in staat stelt om content samen te stellen en te versturen welke op uw interesses aansluit en zodoende relevant voor u is. Deze kennis verkrijgen wij middels inzicht in het openen van de nieuwsbrief, de periode dat de nieuwsbrief geopend blijft, en het aanklikken van links.                              

De juridische grondslag voor registraties is art. 6 l (f) AVG. Ons gerechtvaardigde belang ligt in het gebruik van een veilig en gebruiksvriendelijk nieuwsbriefsysteem dat bruikbaar is voor het versturen van de nieuwsbrief en waarmee persoonsgegevens van abonnees beschermd worden. Daarnaast stelt het ons in staat toestemmingen te registreren en bewijzen.

U heeft recht op inzage in de bij ons opgeslagen gegevens over u. In het geval van onjuiste gegevens kunt u rectificatie eisen of in het geval van ongeoorloofde gegevensopslag kunt u eisen dat de gegevens worden gewist. Ook heeft u het recht een klacht in te dienen bij een toezichthouder (zie hiervoor het onderdeel "Klachten indienen")

Sollicitanten

Doel van de verwerking
Sollicitaties per e-mail, per post of online (momenteel niet van toepassing): Als u naar aanleiding van een vacature bij ons solliciteert, verzamelen wij uw persoonsgegevens, waaronder voornaam, achternaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, bijlagen (brief, cv, getuigschriften, foto). Deze gegevens worden voor de duur van het selectieproces opgeslagen.

Online sollicitaties (momenteel niet van toepassing)

Uw gegevens worden uitsluitend gebruikt door hiertoe bevoegde personen van onze afdeling personeelszaken of door de directie, in het kader van het selectieproces. Uw persoonsgegevens worden niet aan derden doorgegeven.

Indien de concrete vacature waarop u reageert al is vervuld, maar uw profiel in aanmerking komt voor een toekomstige vacature of medewerking bij een partner- of dochterbedrijf, zullen wij voor verdere gegevensopslag uw uitdrukkelijke toestemming vragen, tenzij u tijdens de sollicitatieprocedure al kenbaar heeft gemaakt met een dergelijke opslag of overdracht in te stemmen.

Als u ons een open sollicitatie stuurt via ons algemene e-mailadres, kan de inhoud van uw sollicitatiemail worden ingezien door personeel dat hiertoe niet bevoegd is. Als richtlijn geldt dat de bijlagen van sollicitaties onmiddellijk ongeopend naar de afdeling personeelszaken worden doorgestuurd, waarna de oorspronkelijke e-mail wordt gewist. Als u dit wilt voorkomen, vragen wij u voorafgaand aan de open sollicitatie telefonisch contact met ons op te nemen, zodat we u de contactgegevens van de juiste persoon kunnen doorgeven.

De juridische grondslag hiervoor is art. 6 I (b) AVG: gegevensverwerking voor maatregelen voorafgaand aan een contract.

De gegevens worden, tenzij anders overeengekomen, 6 maanden na voltooiing van de sollicitatieprocedure gewist. Sollicitatiebrieven die via de post binnenkomen, worden na deze termijn vernietigd. Vanwege de lange duur van het werving- en selectieproces voor trainees, worden hun gegevens in Duitsland tot 18 maanden bewaard.

Binnen de bestaande wettelijke voorwaarden, beschikt u over de volgende rechten: Recht op inzage in uw door ons opgeslagen gegevens, recht op rectificatie, wissen, beperking van de verwerking van uw gegevens, bezwaar tegen de verwerking, alsook het recht op dataportabiliteit. Daarnaast kunt u ons uiteraard op elk moment vragen uw gehele sollicitatiedossier te wissen of vernietigen. Stuur hiervoor een e-mail naar: personal(at)torwegge.de.

Facebook-fanpage

Volg deze link naar de privacyverklaring op onze website.

Verzamelen van servergegevens

Volg deze link naar de privacyverklaring op onze website.

Cameratoezicht (momenteel niet van toepassing)

Indien u hierover vragen heeft, kunt u via datenschutz(at)torwegge.de contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming.

Voorgenomen verwerking in landen buiten de EU

In geval van een specifiek voornemen de persoonsgegevens in een zogenaamd derde land (buiten de EU en EER) te verwerken, wordt er toegelicht of de Commissie al dan niet een besluit heeft genomen of het beschermingsniveau in het betreffende land passend is. Indien een dergelijk besluit niet bestaat, moet de exploitant van de website beschrijven welke adequate en passende garanties (met name op technisch en organisatorisch vlak) er beschikbaar zijn voor de gegevensoverdracht. Hij moet de mogelijkheid bieden een kopie te verkrijgen van de toelichting van deze garanties. Details volgen uit art. 13 lid 1 letter f van de AVG. De hier beschreven verwerkersrelatie met een derde land komt vooral voor indien een gekozen dienstverlener buiten de EU of EER is gevestigd, en deze partij gegevens verzamelt of via de website verzamelde gegevens op een eigen server opslaat zodat hij hier toegang tot heeft, of indien deze dienstverlener servers van een externe partij gebruikt en daarbij toegang heeft tot de gebruiksgegevens.

Categorieën van ontvangers

In het kader van dienstverlening maken wij gebruik van externe dienstverleners die specifiek tot geheimhouding en gegevensbescherming verplicht zijn, waarbij toegang tot persoonsgegevens niet kan worden uitgesloten.

Deze categorieën van ontvangers zijn:

• Door ons ingezette verwerkers (art. 28 EU-AVG), in het bijzonder op gebied van IT-diensten, belasting, logistiek en drukwerk, welke uw gegevens conform de voorschriften voor ons verwerken.
• Openbare instellingen en instanties (bijv. belastingdienst), wanneer er aan een wettelijke of officiële verplichting moet worden voldaan.
• Overige instellingen waarvoor u met de gegevensoverdracht akkoord bent gegaan.

Gegevens worden uitsluitend aan autoriteiten doorgegeven indien daartoe dwingende wetgeving bestaat.

Reclame en recht op bezwaar

Naam, voornaam en adres worden vastgelegd voor reclamedoeleinden (toesturen van aanbiedingen, informatie over aanvullende diensten). Tegen deze verwerking voor reclamedoeleinden kan op elk moment zonder opgave van reden bezwaar worden gemaakt via: datenschutz(at)torwegge.de

Bezwaar tegen gegevensopslag

Met de gegevensverwerking voor vervolgopdrachten (die bij het sluiten van de overeenkomst of op een later tijdstip gewenst zijn) gedurende 6 jaar, worden bedrijfsbelangen nagestreefd welke in het kader van privacywetgeving als gerechtvaardigd gelden. U kunt op elk moment via datenschutz(at)torwegge.de

bezwaar maken tegen deze verwerking.

Verstrekkingsplicht

Zonder correcte gegevens over u is het in principe niet mogelijk een overeenkomst te sluiten.

Rechten van betrokkenen

Volgens art. 15 van de AVG heeft u recht op inzage in de persoonsgegevens die over u zijn opgeslagen, met inbegrip van eventuele ontvangers en de geplande bewaartermijn. Indien er onjuiste persoonsgegevens zijn verwerkt, heeft u volgens art. 16 van de AVG recht op rectificatie. Binnen de bestaande wettelijke voorwaarden, kunt u eisen dat gegevens gewist of slechts beperkt verwerkt worden, of bezwaar maken tegen de verwerking (art. 17, 18 en 21 AVG).

Indien u de gegevens wilt laten wissen, maar wij wettelijk verplicht zijn deze te bewaren, wordt de toegang tot uw gegevens beperkt (geblokkeerd). Dit geldt ook in geval van bezwaar. Uw recht op dataportabiliteit kunt u uitoefenen voor zover de ontvanger en wijzelf hiervoor over de technische mogelijkheden beschikken.

Voor alle kwesties omtrent uw rechten als betrokken persoon, kunt u via datenschutz(at)torwegge.de contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming.

Geldigheid en wijziging van deze verplichte informatie

Wij behouden ons het recht voor de inhoud van deze verplichte informatie op elk gewenst moment te wijzigen. Dit gebeurt doorgaans bij doorontwikkeling of wetswijzigingen. De huidige verplichte informatie kunt u inzien via een link naar onze website (te vinden in e-mails, offertes, opdrachtbevestigingen, facturen, etc.). Versie van deze verklaring: 12-02-2019

Meer informatie over de omgang met persoonsgegevens, leest u in onze Privacyverklaring